병원이 폐업해도 진료기록은 사라지지 않습니다

의료기관이 문을 닫더라도 진료기록부를 마음대로 폐기할 수 없습니다. 의료법 제40조·제40조의2에 따라, 폐업 신고를 할 때 진료기록부등을 관할 보건소장에게 넘기거나, 보관계획서를 제출해 보건소장의 허가를 받은 경우에만 병원이 직접 보관할 수 있습니다.

• 즉 폐업한 산부인과의 기록은 관할 보건소에 있거나, 원장이 직접 보관 중이거나, 다른 병원으로 승계·이전되어 있는 경우 중 하나에 해당합니다.
• 2025년 7월부터는 보건복지부와 한국보건의료정보원이 운영하는 '휴·폐업 의료기관 진료기록보관시스템'을 통해 전자의무기록이 국가 중앙 서버로 자동 이관되는 경우도 늘고 있어, 예전보다 기록을 찾기가 수월해지는 추세입니다.

폐업한 산부인과의 기록을 찾는 방법

1. 산부인과가 있던 지역을 관할하는 보건소(보건행정과 등)에 전화해, 병원 이름과 폐업 시기를 알려주고 진료기록 이관 여부를 문의합니다.
2. 보건소가 기록을 직접 보관하고 있지 않다면, 원장이 직접 보관 중이거나 제3의 병원으로 넘어갔을 가능성이 있으니 해당 연락처를 함께 문의합니다.
3. 병원이 폐업하면서 다른 병원에 인수·승계됐다면, 승계한 병원에서 바로 출생증명서를 발급받을 수 있는 경우도 있습니다.
4. 연락처를 확인한 곳에는 부모의 신분증, 아이의 이름과 생년월일 등 확인 정보를 준비해 문의하면 됩니다.

그래도 기록을 찾을 수 없을 때

• 진료기록 보존 기간(의료법 시행규칙 제15조 기준)이 이미 지났거나, 이관 과정에서 기록이 누락된 경우처럼 정말 찾을 수 없는 상황도 있을 수 있습니다.
• 이미 출생신고가 끝났다면 원본 출생증명서가 없어도 괜찮습니다. 기본증명서나 가족관계증명서로 대부분의 용도를 대신할 수 있으니, 굳이 찾기 어려운 원본에 매달리지 않아도 됩니다.
• 보험사 등 특정 기관이 반드시 원본을 요구한다면, 보건소에 문의했던 내역이나 기록을 찾을 수 없다는 확인 자료를 함께 제출하면 대체 서류로 인정받을 수 있는 경우가 있습니다.
• 아직 출생신고 자체를 못 한 상태에서 기록까지 사라진 드문 경우라면, 관할 가정법원이나 가족관계등록관서에 상담해 다른 방법으로 출생 사실을 증명할 방법을 찾아야 합니다.